麦柯协同办公系统平台
一、概述
1.1 平台的设计理念
管理与技术相互促进，应用先进的计算机信息与网络技术，通过对人员、目标、资源、过程的管理，实现组织内部安全、高效、便捷的信息交换、流程控制、知识管理与行为协同，从而给组织导入先进的管理理念，促成组织管理和业务管理的全面升级，工作更有效，管理更科学，执行力和竞争力更强。
1.2 希望解决的问题
- 信息是否对称（沟通、共享）
- 执行是否到位（协调、控制）
- 经验是否增值（积累、创新）
1.3 平台追求的目标
组织的核心竞争力源自组织对内外部资源的有效利用，对它们之间的关系进行协调，最大限度的发挥所有资源的作用，并用系统的观点，在整个系统价值最大化的基础上发挥各个资源的作用，使资源的运作产生协同效用，因此可通过协同办公打造组织的核心竞争力。麦柯协同办公希望实现的目标为：
1、建立内部的通信平台。
2、建立信息发布的平台。
3、文档管理的自动化。
4、工作流程的自动化。
5、日常事务处理规范化。
6、管理决策科学化。
7、安全机制的可靠性。
二、系统功能与技术架构
本平台软件是专为政府企事业单位设计开发的，用于支持组织的内部事务管理信息化，以ISO标准规范组织业务，实现协同办公。
2.1 系统构成
系统功能涵盖了组织的全部办公事务，包括公文流转管理、人力资源管理、行政后勤管理、ISO管理，并提供与业务系统紧密结合的能力，提供图形化的业务信息查询和统计分析功能。
各组织的业务不同，对业务信息的查询统计具有不同的需求。本系统采用SOA总线和模块化的设计技术，允许任意添加、更换适合本组织的应用。
2.2 技术架构
系统采用多层技术架构，包括：基础层、支持层、应用层、表现层和接入层。
2.3 优势与特点
(1) 先进的技术架构
本系统基于Java技术开发。Java技术具有跨平台的优势，可以适应不同的硬件、操作系统、中间件服务器和数据库环境。本系统提供了符合JavaEE规范的ESB总线，可以将不同的业务系统集成在一个统一的环境中进行发布、运行，实现了应用系统的集成管理。
(2) 推送式业务协同设计
系统采用主动推送方式实现业务协同，实现人、事、财、物之间全方位的相互协同。任务发起人发起一个任务，即可按照预先定义的流程，把业务自动传送到流程上每一个节点的代办事宜信箱，工作人员不需要去查找有哪些事情需要办理，只需要点击代办信箱中的事项，即可进行办理。
本系统在公文流转、人力资源、后勤管理等所有业务之间实现协同。系统具有业务活动信息自动提取机制，能够从业务功能模块数据中，自动抽取各类业务活动信息，将这些任务和活动自动派发到协作白板上，并实现业务活动、业务数据的整合，以及协同过程的自动跟踪。
(3) 界面风格自定义
界面设计关注用户体验。为给用户带来更好的使用体验，更高效率的工作，系统的页面功能、窗口、按钮等，都按照业务的内在信息联系进行设计，以方便操作为目标。
麦柯协同办公系统中提供多种界面风格供选择，也可自定义页面背景，可以满足不同人的不同风格的界面爱好。
(4) 工作流协同支持和自定义平台
系统具备强大的工作流能力，支持各类复杂的业务流程，并可以支持自由协同型工作流。
自定义平台能力向客户提供了系统的适应性各个性化服务。
- 功能全面，使用简单。
- 支持WORD/EXCEL模板；固定的HTML模板；自定义的HTML模板。
- 可视化的流程定义界面。可以顺序、多分枝、条件跳转、回退等多种审批方式。
- 可以设定审批的操作权限。
- 可以设定到期提醒。到期提醒可以发送给发起人，下一审批人及表单管理员。
(5) 多种方式的消息协同支持
系统的消息平台提供：
- 用户之间的实时的消息沟通与面对面的交流。
- 用户之间的电子邮件、短信等消息发送。
- 系统与用户之间的消息：系统消息可以分为立即办理、提醒办理和提示等不同类别。
(6) BBS
麦柯协同办公系统采用了目前网上最流行的BBS技术，与目前网上常规论坛使用方式一致。界面美观，友好，用户使用简单方便。
支持图片嵌入、文件上传、UBB、HTML。
(7) 标准化与规范化
系统设计遵照《财政部事业单位国有资产管理暂行办法》的有关规定，并且与财政部下发的"行政事业单位资产管理信息系统"软件实现了在数据库表的一致性，数据信息可以直接进入"行政事业单位资产管理信息系统"的数据库，不需要重复录入。
(8) 完善的日志功能
- 日志记录每个用户的每一个操作。
- 可以查看每个人每个会话的所有操作。
- 可以分析IP的来源地。
3 系统的技术参数说明
麦柯协同办公系统支持服务器集群、分发式服务器和二级服务器，系统兼容性好，系统能够运行于Windows98、Windows2000、WindowsXP、Windows2003、LINUX及Unix小型机操作系统等各种操作平台上。
3.1 开发环境
- 开发架构：面向SOA的体系，采用J2EE+MVC的设计方式
- 开发语言：Java、Jsp、JavaScript、Html、Visual C++语言
- 数 据 库：My SQL3.36；ORACLE8/9/10
- WEB运行平台： WebSphere/WebLogic/Tomcat
- 服务器端操作系统：Unix/ Linux /Windows 2003 Server
- 客户端环境：Windows98/2000/xp/2003；IE8.0
3.2 性能优化
为了保证系统的有效运行，在性能优化方面进行很多技术突破。主要体现在以下几方面：
- 基于数据库的CACHE缓存技术。
- 基于页面的PAGE CACHE服务器缓存技术。
- 采用了"推"的技术进行数据的刷新。
- 关键页面采用动态生成，静态访问的访问来实现。
- 海量数据导致系统性能下降得到有有效解决。
- 对于数据的获取，每次限定了最大的数据量;
- 对数据进行充分的索引优化，大大提高查询的性能。
- 对于消息刷新等操作频繁的数据，设定默认弹出数据1的天数。用户也可以根据自己的要求进行修改。
3.3 技术先进性
1、本系统采用目前最流行的三层架构体系开发而成，开发工具采用JAVA开发，并采用了当前世界顶尖的技术，达到速度最快，易用性最强，接口最开放的产品目的。
2、全面采用WEB SERVICE和国际通用开放接口标准。
3、数据库可根据企业的应用，切换为MY SQL、 ORACLE 和 SQLServer。与企业内部的其他系统可以在数据层达到有机的整合。
4、通过先进的架构及开发技术，为产品的稳定性、开放性、易用性提供了强有力的技术基础。
3.4 系统架构—B/S
麦柯协同办公系统采用的是B/S架构，B/S架构是目前主流协同办公广泛采用的架构，能够最好的支持分布式办公。并且通过服务器/浏览器的方式，实现了客户端零安装、零维护，可以用浏览器(IE，Netscape..)直接实现远程访问。
3.5 异构环境支持
麦柯协同办公系统采用基于Java的技术设计，可以支持不同的操作系统、应用服务器和数据库环境。
操作系统：Unix、Linux、Windows、
应用服务器：WebSphere、WebLogic、Resin、WebObjects、Tomcat
数据库服务器：Oracle、MY SQL、SQLServer
四、 应用功能介绍
下图中列出了系统提供的全部功能
共分为四个大类：
1) 公共应用类
2) ISO管理
3) 综合查询
4) 系统管理
特点与优势
- 功能全面，满足组织所有事务活动的需要；
- 各业务间自动协同，发起新的任务，如招聘管理将启动履历管理任务、会议管理可能启动接待管理任务等；
- 形式多样的消息提醒功能，可以提高工作效率，且避免由于繁忙或者遗忘给工作带来损失；
- 代办信箱将需要你办理的工作任务清楚、直观地展现在你的面前，非常友好和人性化；资产管理执行《财政部事业单位国有资产管理暂行办法》,与"行政事业单位资产管理信息系统"软件全面接轨，实现数据库表级的兼容，数据可直接进入；界面风格可以根据自己的喜好决定，使你的心情更加愉悦，工作变得更加丰富多彩。
4.1 文件管理系统
组织的文件管理任务包括收文管理和收文管理。发文管理的一般流程是：拟稿、核稿、签发、成文、发文、存档。收文管理的一般流程为：收文登记、呈送、批办、承办、督办、归档。协同办公文件管理系统提供了文件收发需要的全部功能，同时，文件的收发流程可以根据组织的实际组织架构和管理权限进行自定义。
(一) 功能结构
(二) 功能优势
- 公文及其行文卡片采取WORD控件方式，文档控制和在线编辑功能丰富。
- 支持手写批注、电子印章、合法性验证、痕迹保留、在线打印等功能。
- 痕迹保留功能可记录操作的人员的姓名和时间。
- 文件操作角色、角色权限、组织机构级别、稿件采用级别、文件传送方式（向上、向下、平级）、外来文登记录入权限等，都根据组织的需要可以自行定义。
- 可实现直线流程、分支流程、循环流程等，满足各种实际业务流程处理需要。
- 支持公文的撤回重办功能。
- 具有流程跟踪和公文状态提示功能，可实时监控公文流转状况。
- 内置公文办理通知和限时催办功能，办理信息可自动发送到个人的待办事宜（或手机短信）。
- 具有快速有效的公文检索、收发文历史记录检索功能。
- 具有文稿演变历史与版本内容查询功能。
4.2 个人事务系统
包括以下模块
- 内部邮件
- 手机短信
- 通讯录
- 文件传输
4.3 人力资源管理系统
包括以下模块：
- 履历管理
- 招聘管理
- 异动管理
- 日常考核
- 民主测评
- 请休假管理
- 培训管理
- 考试管理
4.3.1 履历管理
设置以下功能：
- 履历维护
- 个人信息修改
- 履历修改审核
- 花名册查询与导出
4.3.2 招聘管理
- 招聘计划
- 招聘计划审核
- 招聘信息处理
- 面试信息录入
- 人员聘用处理
4.3.3 异动管理
- 异动申请
- 异动安排
- 工作交接
- 异动交接记录查询
4.3.4 请休假管理
- 请休假申请
- 请休假变更申请
- 请休假审批
- 请休假记录查询
- 请休假设置
4.3.5 培训管理
- 培训计划
- 计划审批
- 培训记录
- 查询统计
4.3.6 考试管理
- 题库管理
- 试卷管理
- 考试任务管理
- 主观题判卷
- 成绩修改
- 成绩汇总
- 单元练习
- 模拟考试
- 正式考试
- 成绩查询
- 考试统计
4.3.7 日常考核
- 员工考核
- 临时聘用人员考核
- 我的日常考核
- 查询统计
4.3.8 民主测评
- 测评评分
- 已测评查看
- 个人测评成绩查询
- 测评统计
4.4 后勤管理系统
4.4.1 车辆管理系统
功能设置：
用车申请、安排出车、出车审批、填写出车记录、我的用车申请、出车查询统计。
4.4.2 资产管理
功能设置：
资产登记、验收登记、资产入库、财务登记、应急申领与采购、资产领用登记、资产类别维护、申领范围维护、我领用的资产、资产申请（领用申请、归还申请、维修申请、报废申请）、资产审批（采购审批、申领审批、归还申请批、维修审批、报废申请批）、领用申请历史、归还申请历史、维修申请历史、报废申请历史。
4.4.3 接待管理
功能设置：
接待计划、接待审批、我的接待、接待历史、反馈信息、接待考核
4.4.4 图书管理
功能设置：
借阅申请、借阅登记、图书归还、遗失登记、图书类别维护、图书信息维护、图书归类
4.4.5 档案管理
功能设置：
案卷维护、文件维护、借阅明细查询、基础代码、档案查询、借阅申请、文件送档
4.4.6 食堂管理
功能设置：
菜单库维护、每日菜单、菜单查询、评分榜
4.5 合同管理
包括劳动合同、商务合同的电子化存储于查询。
功能设置：
合同录入、合同查询
4.6 论坛
论坛为员工提供问题讨论、知识传播、文化学习和娱乐的平台。
功能与栏目设置：
- 发帖
- 浏览
- 收藏
- 回复
- 我的未读帖子
- 回复我的帖子
- 我关注的帖子
- 我收藏的帖子
- 排行榜
4.7 新闻公告
4.7.1 新闻
- 新闻拟稿
- 提交审批
- 新闻浏览
- 我起草稿件
4.7.2 通知／公告
组织可通过授权控制功能的使用，实现重要事务的及时公告与通知。
设置以下功能：
- 起草（通知／公告）
- （通知／公告）审批
- 我发起的通知／公告
- 我收到的通知／公告
- 会议记录
4.8 工作安排
组织各方面的负责人可通过本平台安排和检查工作。
- 新安排工作
- 已安排的工作
- 待处理的工作
- 工作提醒
4.9 申诉管理：申诉、受理、回复
- 申述/投诉
- 受理
- 回复
4.10 征询与投票
该功能用来针对特定的议题开展员工意见征询，实现民主表决。
- 发起征询投票
- 征询投票审批
- 征询投票查询
- 参与的征询投票
4.11 法律法规/文件管理
用于法律法规文件的录入与发布，以及撰写和发布组织内部的非正式文件。正文编写方式可在线编写，也可从本地存储上直接导入已经存在的文件。
- 新增文件
- 正文编写
- 正文修改
- 文件删除
4.12 厂（事）务公开
组织领导：组织机构、职责与组成
民主管理：小组设置、小组职能、小组成员、会议记录
法规政策
计划总结
信息公开
民主测评
4.13 ISO体系管理
(3) 违法趋势分析
将ISO体系文件和ISO活动纳入信息化管理，是本系统的独有特色。
通过在文件种类中增加"ISO程序文件"、"ISO记录文件"，实现了ISO管理的各种文件的流转和审批的实现，与一般公文文件的流转审批的实现相同。
ISO管理功能：
- 过程域管理：建立、修改或者删除过程域。
- ISO文件管理：包括文件的拟稿、改稿、审核、批准、标识、发布，以及文件修改申请、审批等。
- ISO记录管理：对ISO的各种记录文件的拟稿、审批、存储、归档。
- 管理评审：管理评审计划、管理评审记录、管理评审报告
- 内部管理：内审计划、内审表、内审报告
- 不合格管理：不合格记录
- 改进控制：纠正预防措施记录、纠正预防措施检查
4.14 信息查询统计
信息查询统计系统实现建设工程项目交易活动有关信息的查询和统计分析。统计结果采用图形化的直观展示，可以实现对比分析、趋势分析、构成分析等多种分析功能。
- 入场交易情况统计
- 按行业的入场交易情况统计
- 按资金来源的入场交易情况统计
- 投标报名情况统计
- 交易数据统计
- 企业竞争力统计
- 多次报名未投标企业查询统计
- 投标保证金数据统计
- 评标专家劳务费统计
- ••••••
4.15 系统管理
4.15.1 信息维护
信息维护模块由下属部分组成：
- 机构与人员信息维护
- 基础代码维护
(一) 机构与人员信息维护模块维护以下方面的信息：
- 单位信息
- 协作单位信息
- 单位级别信息
- 单位人员
- 协作单位人员
对于每一类信息，都提供了新增、修改、删除、查询操作功能。
同时，单位的每个人员都是系统的用户。每个人员的代码也可作为用户的系统登录名。所以，每个人对系统的使用实际上是"实名制"的。
(二) 基础代码维护模块维护以下方面的信息：
维护的代码种类总计50多个，例如：国籍代码、民族代码、奖惩种类代码、职务代码等。
操作功能包括增、删、改、查。
4.15.2 角色与权限管理
角色，就是它在系统中扮演的对象，例如：组织负责人、文件收发员、科长、科员、文书，等等。或者，通俗地说，就是"岗位"。角色可以根据实际情况增加、修改、删除。
权限管理：对于每一个角色，都应该拥有一定的权限，即允许或者禁止其使用那些系统功能，进行某些操作。
每个人都可以担当一个或者几个角色，即为每个人分配角色。
为增加灵活性，对于每个人的权限，在角色拥有权限的基础上，可以增加或者减少某些部分权限。
4.15.3 应用管理
本功能包括应用配置和客户端部署两个模块。
应用配置管理完成对应用的创建和组合。可以创建应用，为每个应用添加或者调整功能模块。
客户端部署模块实现对客户端应该部署的控件的管理任务。包括新增需要部署的控件、上传服务器。
4.15.4 参数设置
用来设置系统运行需要的参数，增加系统的灵活性。
参数的种类包括：
- 短信服务参数
- CMS管理控制参数
- 平台控制参数
- 公文处理
- 申诉超期设置
- 考试控制参数
- 生日提醒参数
- 新闻动态参数
- 假日设置
4.15.5 流程与审批模板功能
流程定义：可以根据组织的机构、岗位设置即职能划分，定义各种类型的文件的流转审批流程。
系统采用图形化的拖拽方式完成复杂业务流程的定义与修改。
支持直流、分流、条件流（简单条件、组合条件等）等丰富的流程模式；支持异步处理；支持撤销、催办、转办、代办、重办、跳转等。
审批模板定义：使用系统提供的Word控件，定义需要使用各种审批表的格式。
